<Pick Up> 6 mistakes you’re probably making when scheduling meetings

ミーティングに対する愚痴と、それを解決するアプローチを紹介するFast Companyの記事をピックアップしてみました。

そもそも、ミーティングのスケジュールをみんなのGoogleカレンダーに登録する前に、必ず「このミーティングって本当に必要？」と自問自答すべき。状況確認をするのはスタンドアップミーティングで十分。むしろ、それすら必要ないかもしれない。便利な世の中なんだから、タスク管理や進捗管理のツールを使えば済むはず。そうすれば、ミーティングに使う時間を実際に手を動かしプロジェクトを進行させるために使える。

また、当たり前だけれど、みんな暇じゃない。ミーティングを実施するなら、「結果に集中する」ことが大切。このミーティングを行うことで求める結果は何か、その結果をもとにしっかりアジェンダを組み、事前に共有すること。また、すぐに議論に入れるようにその背景や現状などの共有も怠らないこと。最小限で最大限の結果を導き出せるように準備すべき。

むやみやたらに参加者を集めないこと。参加者の顔を思い浮かべて、この人がこのミーティングに参加することでもたらされる価値は？と問うてみる。同じ役割を他の人が既に満たしているなら、2人も参加する意味はない。ミーティングのコスト算出は、参加者の時給だけで考えずに、そのミーティングに参加しなかった場合にできたかもしれないことができなかったという観点で考える必要がある。

最後に、ミーティング終了後は必ずフォローアップすること。次のアクションは何で、それを誰が起こし、期日はいつなのか。そう、せっかく時間をかけて結論まで出たのに次につながらないほどもったいないことはないものね。

via. Fast Company