Eメールの返信率アップのために、今すぐできる9つのこと

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一説によれば、オフィスワーカーは毎日120ものEメールが届いているという。メールはあまりにありふれたコミュニケーション手段で、その分相手の受信箱に埋もれてしまうことも少なくない。

Fast Company の「メールの返信率を高める9つの方法」は、ちょっとした工夫で返信率を高めることができるコツを紹介したものだ。その方法を簡単に紹介したい。

1. 【返信希望】とタイトルに入れる
シンプルながらも効果は抜群。ひと手間かけるだけで、返信率はぐっとアップするはず。

2. メールの要件が変化したときには、タイトルも変える
メールのやり取りが長くなると、その議題も変化していくことがある。そんなときは、タイトルを変えることで、読み手に内容を伝えやすくなる。

3. 挨拶を忘れない
Peggy Duncan氏という著者は、メールの出だしに相手の名前を書かないと、そのメールは一斉メールで返信が必要ないものと認識されやすくなると指摘する。「また、依頼ではなく要求であると受け取られやすくなります」ともコメントする。

4. 出だしから明確な依頼内容を書く
メールの目的を目立たせること。返答を期待していることとその締め切りを最初に書くこと。

5. もっとも効果的な長さに収める
英文メールの事例になるが、EメールマーケティングプラットフォームのBoomerangが行った研究によれば返信率を高めるための最適なメールの長さは 50〜125ワードであるとのこと。特に2000ワードを超える長文になると返信率はがくっと落ちるそうだ。短すぎず、長すぎないメールを心がけたい。

6. 小学3年生レベルの言葉で書く
同様の研究によると、メールで使われる言葉のレベルは返信率に大きな影響を与えるとのこと。意外な結果にも思えるが、シンプルで少ないボキャブラリーで書かれたメールの方が返信率は高かったという。きっと送る相手やターゲット層にもよると思うが、相手にとっての読み易さを意識した文章にすることは大事だろう。

ちなみに、英語の文章の読みやすさを測れるreadability-score.com のようなサイトもある。

7. 感情を込める
同研究によれば、肯定的・否定的な感情表現を適度に含めると返信率は10〜15パーセント上昇するという。

8. テキストを装飾する
目立たせたい箇所を太文字にしたり色をつけることも試す価値がある。

9. 送信する時間を考える
午前中に送信すること。メール追跡ソフトウェアを開発するYeswareが実施した50万通のEメールを対象にした調査結果によると、午前6時から7時に送られたメールへの返信率がもっとも高かったという。

アメリカの調査結果であるため、日本に当てはめるには調整が必要だが、とにかく工夫次第でメールの返信率を高めることは可能ということ。

メールを埋もれさせないために、一工夫してみませんか?

via Fast Company

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