出張の「仮払い」は昭和が残した負の遺産ーー今、知っておくべき「BTM(ビジネストラベルマネジメント)」の存在と役割

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出張で何気なくやっている「仮払い」や「実費精算」。エクセルや場合によっては紙の申請書を提出して承認をもらい、レシートを用意して月末までに精算する。提出・処理という経理と現場の不毛な戦いが始まるわけです。

実はこれ、昭和初期から変わっていない商習慣で、例えば日本式の「はんこ」文化に近い風習です。特に出張の多い企業であれば社員に与える負担や時間のロスも大きく、なるべくカットしたい業務のひとつではないでしょうか。

この課題を解決するのがトラベルマネージャーという職種の存在です。特に国家間の移動が多い欧米で先行しており、海外では「National Business Travel Association」という、ビジネストラベルマネージャーのコミュニティが存在するほど、役職としては一般的な仕事です。しかし、国内では旅行代理店がこれらを企業から一括して請け負うビジネスモデルが一般的です。

ただ、最近はインターネットの普及に伴い、サービスとしてオンラインで出張の手配・管理をするための「BTM(ビジネストラベルマネジメント)」というカテゴリが成立しており、ビジネスの出張においてBTMを活用する企業が増えています。

ではこのBTM、具体的にはどのような役割なのでしょうか?

私たちは「AIトラベル」という、この分野の非効率に取り組むスタートアップです。考え方としてはいろいろな視点があるのですが、出張に関わる一連の非効率なオペレーションを一元管理し、出発地から目的地までの「移動体験」を価格や経路といった観点で最適化する役割、といったところでしょうか。

なので、BTMの役割は幅広く、立替精算業務をなくすことを目的とするだけはでなく「移動データを見える化し、最適化する」というのが最も合った表現になります。具体的な仕事は主に次の5つです。

  • 問題点の解決
  • 予約や承認の見える化
  • 経費業務の効率化
  • 危機管理対策
  • コンシェルジュ的役割

それぞれ具体的にみてみましょう。

まず問題点の解決です。旅費規定があり、出張でその条件にあった宿泊先の選定や移動ルートの検索などで困ったことはないでしょうか。そういった問題を出張者と管理部門の間に立って不満を解消するのも実はBTMの大きな活用場面となります。

次に予約や承認作業の見える化です。世界的にはTravelPerkやTripActionsといったツールを使うのが一般的になっていますが、数多くの出張者を抱える企業では、この予約や承認状況の見える化は大きな時間効率化のポイントになります。

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移動に関する情報を可視化する(画像:AI Travelのサービス画面より)

そしてタイトルにもあった経費精算の効率化です。単に精算業務を効率化するだけでなく、各自が正しく経費を使ったのか、そこに不正がなかったのか、こういったガバナンスを持たせるのも重要な役割です。また、危機管理の観点も大切です。世界の紛争や事件、国内の天災や突発的な事故など、出張中の社員がどういった事態に巻き込まれるか把握することは管理者として重要な任務になります。いつ・だれが・どこにいるのかを把握できる環境です。

最後はコンシェルジュ的な要素です。出張というのは普段と違う勤務になるので、場合によってストレスがかかる可能性もあります。列車や飛行機において好みの座席等を調整したり、大変な思いをされた方も多いと思いますが、急遽日程変更で発生したキャンセルを処理する対応の代行業務など、出張前や出張時における課題に対して解決できる対応体制が敷かれていることです。

今、世界は間違いなくボーダレスの時代に突入しています。島国の日本であっても海外とのやりとりは避けられません。

私たちは、その「移動」が適正コストだと判断できるものであったり、その「移動」よって得られた売上などの対価や価値を紐付けることが大切だと考えています。移動から見えるミライを見据えたBTMサービスを追求しています。

<参考情報>

本稿は出張手配の手間とコストを削減する次世代クラウド出張手配・管理サービス「AI Travel」を開発・提供するAIトラベル代表取締役、村田佑介氏によるもの。Facebookアカウントはmuratayusuke。彼らの事業や採用に興味がある方、彼らとの取り組みを希望する企業はこちらからコンタクトされたい

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