「変化」を恐れないスマートな企業になる方法ーーオフィスから変える3つのポイント

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リーダーであってもメンバーであっても、チームで働いていると、「個人や組織戦略に合わせて、柔軟にワークスタイルを選びたい」と感じることはないでしょうか。

出産・育児・介護などによる時短勤務といった個人起因や、戦略的な組織再編やテレワーク導入といった制度変更のような会社起因など、ワークスタイルの変化はさまざまで、誰しも避けては通れません。だからこそ、チームがワークスタイルの変化に柔軟であることは、個人・チーム双方にとって、生産性を高めるためにとても重要です。

しかし、チームで働いている場合、個人の意識だけでワークスタイルを変えることはできません。そこで今回は、方法のひとつとして、「オフィス」に柔軟性と拡張性を持たせるアイデアをご紹介します。

私たちはACALL(アコール)というスタートアップで「スマートオフィス」を実現するクラウドサービスを提供しています。私たち自身、多様なワークスタイルを実現するためにフルリモート・フルフレックスを実践しているので、その立場からお話したいと思います。

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自社で多様なワークスタイルを検証中(ACALL BLOGより)

なぜ「オフィス」から変えるのか

チームで働く以上、ワークスタイルは「オフィス」と切り離すことができません。個人の意識や制度を変えることも重要ですが、これらは時間がかかる上に検証も難しいものです。ワークスタイルを見直すステップとしては、まず物理的な部分、特にオフィスから変えていく方が結果を得やすいはずです。

また、環境というのは不思議なもので、オフィスが変化に対して寛容だと、そこで働く人たちのマインドも同じように変化に寛容になり、変化を恐れないチームになっていきます。このような、変化に強く生産性が高いオフィスのことを私たちは「スマートオフィス」と呼んでいます。

私たちが提案する「スマートオフィス」の要素として今回ご紹介するのは、次の3つです。

  • 特定の場に縛られない仕組みを持つ
  • ツール連携で体系化
  • 社内・社外関係なく拡張するスペース
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スマートオフィスのイメージ図(ACALLウェブサイトより)

特定の場に縛られない仕組みを持つ

柔軟な働き方といえば、リモートワーク(テレワーク)が最初に浮かぶ方も多いと思います。一方で、リモートワークの導入企業は2018年時点で19.1%。リモートワークは国家戦略でも推進されていますが、8割の企業が導入に至っていません。

固定電話と固定席でガチガチの就業風土のなかで突然リモートワークを始めても、そう簡単に企業文化は変わりません。一歩ずつステップを踏むことが大切です。まずはオフィスの中で「どこにいてもコミュニケーションが取れる・働ける」環境整備から始めましょう。

オススメは、下記のような点から取り組むことです。

  • フリーアドレスにする
  • チャットによるコミュニケーションを当たり前にする
  • どこにいても使えるツールを使う
  • 固定回線や工事負担が少ない、設置変更が容易なツールを使う

例えばフリーアドレスにすると「この人は必ずこの席にいる」わけではなくなりますが、チャットがあればいつどこにいても話しかけられます。オープンに会話をすることで、他のメンバーにそのやり取りを共有できる点もメリットです。また、これらの取り組みでが進むと、リモートワークはもちろんですが、社内のフリーアドレスやレイアウト変更も容易になるメリットがあります。

ツール連携で体系化

チャットやツールなど、チームに合った便利なものを積極的に取り入れていくことで効率を上げることができます。しかし、ツールごとに運用がバラバラだと、逆に手間を増やしてしまって効率を下げてしまうケースもあります。

そこでポイントになるのは、各ツールを「繋ぐ」ことです。

例えば、チャット・クラウドカレンダー・人事管理システム・入退室システム・勤怠システム・認証ツールなど、相互連携が可能なツールはたくさんあるので、これらを連携して体系化していきましょう。いつでもどこでも使えるように、ツール活用のデバイスはスマホを中心にする点もポイントです。

社内・社外関係なく拡張するスペース

上記のような要素を取り入れると、オフィスは柔軟性や拡張性を持ちます。リモートワークなども、社内・外などの場所で分けるのではなく、あくまで全てのスペースが延長上にあると考え、オフィスを中心に拡張するイメージでメンバーのコミュニケーションを設計する。全体としてのコミュニケーション、全体としてのシステムとして考えることで、「一つのチーム」として機能するのです。

リモートワークもスペースの拡張だと捉えることで自然と取り入れやすくなり、個人の業務・生活に合わせたワークスタイルの選択肢が広がっていきます。

かつて「オフィス」と言えば、当然のように住所が決まっていました。しかし、今や「オフィス」の実態は、社外のワークスペースやメンバーの自宅にまで広がっています。「スマートオフィス」を取り入れることで、メンバーがいる場所をどこでも「オフィス」に切り替えられ、どこにいても快適に・生産的に働けるようになります。

私たちは将来的に、オフィスの解放を実現するプロダクトを作りたいと思っています。これからもまずは自分たちで実践し、そして他の企業もまた「どこにいても働ける」体制を構築できる、そんな研究を続けていきたいと思っています。

<参考情報>

本稿はワークスタイルOSによってスマートオフィスを実現する「ACALL」を開発・販売するACALL株式会社代表取締役、長沼斉寿氏(@balance_unique)によるもの。彼らの事業や採用に興味がある方、彼らとの取り組みを希望する企業はこちらからコンタクトされたい

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