リモートワークを導入するポイントとコミュニケーション【新型コロナ対策】

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本稿はスタートアップ自身がストーリーを投稿する「POST」記事です

オンラインアシスタントサービス「CASTER BIZ」をはじめ、リモートワークを中心とした人材事業を展開するキャスターでは、2014年の創業時からリモートワークを導入し、現在では45都道府県に住む700名以上のメンバーが活躍しております。

この度の新型コロナウイルスの影響で、「すぐにリモートワークを導入したい」「オフラインで行っている事業や業務をオンライン化したい」という、喫緊の課題に対するご相談を多々いただくようになりました。緊急事態宣言を受け、そのような悩みをお持ちの企業様が一層増えていくかもしれません。

当社ではそのような企業様の声を受け、これまでに蓄積したノウハウの一部をホワイトペーパー(※)にまとめました。この中でも最低限実施すべき点と、よくご相談いただくコミュニケーションについて、ポイントをご紹介させていただきます。

リモートワーク導入にあたり、最低限実施するべきこと

1、労務管理・人事制度
就業規則や雇用契約書において、就業場所がオフィスに定められ、リモートワークが認められていない場合、変更する必要があります。例えば「◯◯オフィス」とのみ記載されている場合、「及び 会社が指定した場所(乙の自宅等、経営方針により随時)」と追記するだけでも問題ありません。

2、勤怠管理
オフィスのタイムカード等で勤怠管理をしている場合、代替手段が必要です。

まずはメールやチャット等で始業・終業報告をするだけでも良いですが、勤怠管理や給与計算をしやすくするために、クラウドの勤怠管理ツールを導入しましょう。なお、当社では『KING OF TIME』を導入しておりますが、非常にわかりやすいUIとなっております。

3、コミュニケーション
これまでにメール・電話・オフィスでの会話が中心だった場合、リモートワークによって手段が限られます。あくまでメールは非同期の「連絡」手段となりますので、「会話」するための手段としてチャットツールおよびWeb会議ツールが必要です。

当社では、全社的にChatworkを導入しております。国産チャットツールでUIがわかりやすく、慣れていない方でもマニュアル等を見なくても使いこなすことが可能です。また、他のツールとのAPI連携をしたい場合など、Slackを併用する部門もあります。

Web会議ツールは、音声遅延が少なくスムーズな会話が可能なZoom、URL共有のみで手軽にWeb会議ができるWherebyの利用が中心です。

4、セキュリティ
リモートワークだから情報漏洩等の事故が起こるわけではなく、多くがルールが徹底されていなかったり人為的なミスによるものです。適切にルールを決めて運用すれば、特別なツール等を入れなくても最低限のリスクは防ぐことができますので、まずはリモートワークに伴うルールを明文化して運用しましょう。Free Wifiは利用しない、個人PCを業務利用する場合には、プライベート利用と業務利用のユーザーを分けるなどは、最低限実施するべきです。

オフィスと同じ環境を作る、チャットツールの使い方

リモートワークによって、メインのコミュニケーションツールが急にチャットツールになった場合、どこからどうやって話しかけたら良いかわからなかったり、コミュニケーション量が減ることが起こり得ます。そんなときは、チャットツール上でオフィスと同じ環境や条件を作ることを意識してみてください。

1、始業・終業時には挨拶を
リモートワークでは相手の姿が見えないことで、勤務中かどうかがわかりにくくなります。始業前には「おはようございます」終業時には「お疲れ様でした」などと連絡すれば、お互いに安心して話しかけることができます。

2、会話をオープンに
オフィス勤務では執務スペースでされていた会話が、チャットツールになると1対1の個別チャットを使いがちです。個人情報等に関わること以外は、できるだけオープンなチャットグループを利用することで、情報共有や活性化につながりますし、マネージャーの方も全体把握をしやすくなります。

3、雑談専用チャットや1on1の実施で、孤立化防止・心理的安全性を担保
チャットツールですと業務に関する会話が中心となり、ちょっとした話や業務外の会話をしにくくなることがあります。雑談専用のチャットグループを作って何でも話せるようにしたり、定期的な1on1を実施することで、発言量が減ることでの孤立化することを防いだり、心理的安全性が保たれて考えを発言しやすい環境を作ることができます。

現在の状況下で、積極的にリモートワークを導入したというより、感染拡大防止のために致し方ないと感じている方が多いかもしれません。ただ、リモートワークは、働き手にとっては場所の自由を得ながら生産性を高める機会となり、企業にとってはオフィス賃料をはじめとしたコスト削減に繋がります。今回リモートワークを実施したことを前向きに捉え、今後も継続していくことをご検討いただきたいと思います。

本稿は、オンラインアシスタントサービス『CASTER BIZ』や、リモートワーク組織の構築を支援する『Caster Anywhere』を提供する、株式会社キャスター執行役員 勝見彩乃氏によるもの。会社の公式Twitterアカウントは@caster_jp。オンラインで人材リソースを確保したい企業、リモートワークの導入相談をしたい企業、リモートワークの普及のために彼らとの取り組みを希望する企業は、こちらからコンタクトされたい