大会申し込みをクラウドアプリで簡便かつ効率的に

一般社団法人広島県卓球協会（所在地：広島県広島市、会長 森本 孝之）と株式会社ゼタント（所在地：東京都中央区、代表取締役 久保 健）は、同協会が主催する卓球大会の受付を効率化するための大会受付アプリを開発し、半年の試験運用を経て、正式に運用を開始いたしました。参加者はウェブから簡単に申し込みでき、申し込み内容をシステムがその場でチェックするため、申し込み時のトラブルを未然に回避できます。この導入によって、参加者の申し込みに要する時間や事務局とのやりとりを削減できるようになりました。また、大会主催者側の事務負担が1/10に軽減されたため、円滑な大会運営に集中することができるようになりました。
【抱えていた課題】
　同協会が県内で開催する大会への参加申し込み方法は、FAX、電話、メールによる申し込み用紙の提出によるものでした。卓球大会にはシングルス、ダブルス、ミックスダブルスだけでなく、年代別の試合区分も設定されます。チームで大会に参加することが多く、チームの取りまとめ役が参加申請者となって、エクセル表を印刷するなどして申込書を入手し、試合区分ごとに名前や会員コードなどを記入して提出する必要がありました。

　大会の年代別試合区分には、満年齢ではなく年度ごとに歳をとる学年年齢を採用しています。公平性を期すため年齢のチェックは厳密に行なわれます。しかし、年齢計算ミスによる試合区分の申し込み不備が頻発し、申し込みの後に参加申込者と事務局との間での電話によるやり取りが避けられませんでした。そのため参加申込者は、正しくエントリーできたのか、電話がかかってくるのではないか、といった不安を感じていました。また事務局では、複数の大会が重なる時期には大量の申込みを目視で確認してデータ入力をするという膨大な作業が負担になっていました。このような課題に対して、同協会は、卓球競技の益々の発展、県民の健康促進のために、参加者の不安や不便の軽減を模索してきました。

【クラウドアプリによる解決】
　一般社団法人広島県卓球協会と株式会社ゼタントは、この課題を解決するためにWeb申し込みアプリをクラウド上に開発し、スマホやパソコンから利用できるようにしました。申し込み画面上で試合区分への参加資格の保有是非をすぐに確認でき、誤った申し込みは受け付けられないため、計算ミスやうっかりミスによる登録不備がなくなりました。また受付完了の通知により、どのような申し込みをしたかをいつでも確認できるため、参加申請者の不安も取り除かれます。

　卓球大会への参加者は、若年者から高齢者まで幅広い年齢層に広がるため、急激な変更は混乱につながると予想し、Web受付と従来のFAXや電話での受付を併設して試験運用を進めました。また、チームの取りまとめ役が参加申込者となって大会申し込みを行うという流れは変えずに、紙によるやり取りの部分だけをWebでのやり取りに置き換えました。このような工夫の結果、試験運用から6ヶ月で全体の95.6%の参加申し込みがWeb申込になりました。またその結果、出場選手表、対戦表の作成やミスへの対応についての事務局の負担が画期的に軽減され、より本質的な大会運営にリソースを集中できるようになりました。

　同協会と同社は、卓球大会参加者のさらなる体験価値向上に向けて、クラウドアプリの改善・改良を進めてまいります。