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Webページにペタペタ付箋を貼る感覚で修正指示が出せる「AUN」がコミュニケーションを効率化

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以前に新規ウェブサイト立ち上げのディレクションの仕事をしていたときのこと。対クライアント、またチーム内のコミュニケーションにおいて、いかに話の対象を明確にしてコミュニケーションをとることが大切かを学びました。 曖昧に言葉で表現するのではなく、例えば、サイトのどの部分を指しているのかをできる限り具体的にする。必要であれば、対象箇所を囲んだキャプチャなどで補足して認識ズレを防いでいました。 AUNが叶…

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以前に新規ウェブサイト立ち上げのディレクションの仕事をしていたときのこと。対クライアント、またチーム内のコミュニケーションにおいて、いかに話の対象を明確にしてコミュニケーションをとることが大切かを学びました。

曖昧に言葉で表現するのではなく、例えば、サイトのどの部分を指しているのかをできる限り具体的にする。必要であれば、対象箇所を囲んだキャプチャなどで補足して認識ズレを防いでいました。

AUNが叶える あうんの呼吸

AUNで指示を出す様子
AUNで指示を出す様子

そんな時に役立つかもしれないのが、Web制作に便利な指示出しツール「AUN」です。サービス名称は、「あうんの呼吸でコミュニケーション」というコンセプトから来たもの。

使い方は簡単で、キャプチャしたいURLを入力して[AUN!]ボタンを押すだけ。パスワード付きページや画像ファイルなどを使うことも可能です。すると、AUN上に対象のWebページがが表示され、まるで付箋を貼る感覚でメモを残して保存することができます。その内容は、インターネット環境がある相手となら誰とでも共有できます。

現状のAUNでは、一度作った制作指示に対して後から別の人が編集することはできませんが、この機能は鋭意開発中。また、今は1ページのみしかキャプチャできませんが、今後は複数ページを一つのURLで共有できるようにする予定です。

“シンプル”にこだわって開発

AUNは、4年前に開発されたWebサイトの保守義務を管理する「トコトン」というシステムから派生して生まれました。両サービスの運営会社は、広島県にオフィスを構えるホームページ制作のフォノグラム。今回お話を伺ったのは、同社でディレクターを勤める中丸賢二さん。フォノグラムに入社して7年目になるベテランのディレクターです。

AUNを開発する上での最大のこだわりは、何よりシンプルであること。もともとあった、キャプチャしたWebページにペンで書いたり矢印を置いたりできる機能を敢えて外しました。

「AUNの最初のバージョンは、パワポにあるような機能も搭載していました。でも、ディレクターとして自分で使ってみると、そうした機能がなくても制作指示が出せることがわかりました。サイトのどの部分に対してどんな指示を出しているのかを明確にすることが目的なので、そのために最適な「付箋を貼る」という機能だけに絞りました」

リリース時点では7日間だった作った制作指示の保存期間は、10月末まで3ヶ月間に延長。今後は、親サービスのトコトン(月額980円)にあるような指示書のローカル保存といった機能の実装も検討しています。

細かな気遣いが生む「わかりやすい指示書」

最後に、中丸さんに「わかりやすい指示書」を書くためのポイントについて伺いました。ひとつひとつは細かいことのようで、当たり前に聞こえるかもしれません。でも、意外とこの当たり前ができていないことが多いような気がします。

1.対象を明確にすること

URLやページタイトルを記し、できるだけ該当箇所を明確にして指示すること。URLやページタイトルがあれば、どこを指し示しているのかを間違えるリスクがない。自分なりのタイトルを付けて指示を出さずに、「具体的」であることを心掛ける。

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【悪い例】
「ホームページの件」
住所が書いてあるところを、
中区紙屋町19-2に変更してください。

【良い例】
「会社概要ページの修正について」
下記URLページ中段の所在地を、中区西十日市町9-9から中区紙屋町19-2に変更してください

対象URL:
http://www.phonogram.co.jp/company/index.html
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2.変更前と変更後の差分が分かるようにすること

例えば、会社案内のページに変更があった場合。変更にスムーズに対処するために、変更箇所が明確なように指示を出すこと。どこが変更されたのかの特定に時間がかかってしまうのはもったいない。

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【悪い例】
当該ページの取引先が刷新されましたので変更をお願いします。
添付したExcelをご参照ください。

【良い例】
当該ページの取引先が刷新されましたので変更をお願いします。
変更箇所は赤枠で囲っていますので、添付したExcelをご参照ください。
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3.コピペ出来る形式で共有すること

テキストデータは、文字コードとして抽出できる形式で渡すと良い。一見すると元は明らかにExcelの表なのに、わざわざ紙に印刷されたものをスキャンしてPDFで受け渡されるようなケースが見られる。作業効率を考えて、できるだけコピペできるような形式で用意すること。

4.バージョンを明記すること

修正依頼などの際は、Fixした最終バージョンのファイルによる依頼が望ましい。でも、やむを得ず、一度指示した内容に変更が発生したような場合。参照ファイルのタイトルにバージョンを明記すること。同じファイル名で何度も修正があると最新版の把握が難しく、ミスが発生しやすくなる。

指示を受ける相手のことを考えて、作業がスムーズにできるように気遣うこと。依頼相手が時間を効率的に使えるように配慮することで、ミスコミュニケーションによる二度手間三度手間を防ぐことができるのです。

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